“ΊΡΙΔΑ”: Πώς άλλαξε τη λειτουργία του Δήμου Λυκόβρυσης – Πεύκης

Δύο χρόνια συμπληρώθηκαν από τότε που ο Δήμος Λυκόβρυσης- Πεύκης υιοθέτησε το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ» μετά από τριμερή συμφωνία με το Γενικό Επιτελείο Αεροπορίας (ΓΕΑ), το Υπουργείου Εσωτερικών και άλλους φορείς της Τοπικής Αυτοδιοίκησης.

Μέσα σε αυτά τα δύο χρόνια διακινήθηκαν 97.506 εισερχόμενα και 28.366 εξερχόμενα έγγραφα, ενώ παρατηρήθηκαν μια σειρά αλλαγών προς το θετικό στη λειτουργία του Δήμου που συνοψίζονται τα εξής:

• Μείωση κόστους εκτύπωσης των εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά έγγραφα φωτοαντιγράφονται ή εκτυπώνονται σε ελάχιστες περιπτώσεις και μόνο όταν υπάρχει απαίτηση τους. Κόστος εκτυπώσεων 32.389,98€

• Μείωση κόστους διακίνησης εγγράφων : Τα έγγραφα διακινούνται χωρίς κόστος, με αποτέλεσμα τα έξοδα μεταφοράς και διανομής σε άλλους φορείς, αλλά και διαφορετικά κτίρια με χρήση οχημάτων να είναι πλέον ελάχιστα. Κόστος καυσίμων 12.750€ τα τελευταία 2 χρόνια.

• Μειωμένο κόστος αποθήκευσης εγγράφων: Στο πλαίσιο της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων η οργανωμένη και αυτοματοποιημένη αποθήκευση εγγράφων συμβάλλει στην εξοικονόμηση φυσικού χώρου αποθήκευσης και άρα στην εξοικονόμηση χρημάτων.

• Εξοικονόμηση δαπάνης για την προμήθεια και συντήρηση λογισμικού : Δεδομένου ότι ο δήμος δεν ξόδεψε ούτε ένα ευρώ για την υιοθέτηση του ΣΗΔΕ Ίριδα που διατίθεται δωρεάν από το Γενικό Επιτελείο Αεροπορίας και το Υπουργείο Εσωτερικών, η εξοικονόμηση των απαιτούμενων επενδύσεων για προμήθεια και συντήρηση ανάλογου συστήματος από την αγορά, είχε ως συνέπεια την ανακατεύθυνση των πόρων προς όφελος των πολιτών. Το κόστος θα ήταν 36.000€

• Αυξημένη παραγωγικότητα: Υπάρχει γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα και τα αρχεία, από ηλεκτρονικούς υπολογιστές σε χώρους του Δήμου, αλλά και από τις οικίες των στελεχών του Δήμου και φυσικά και από συσκευές smartphone.

• Βέλτιστη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού : Με τη χρήση του ΣΗΔΕ Ίριδα εξοικονομούνται ανθρωποώρες για την αποθήκευση, αναζήτηση, διεκπεραίωση και διανομή των εγγράφων

• Ταχύτερη εξυπηρέτηση: Οι επιχειρησιακές διαδικασίες του φορέα εκτελούνται ταχύτερα, αφού υπάρχει γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και έγγραφα και ταχεία ροή των εγγράφων, με συνέπεια ο πολίτης εξυπηρετείται ταχύτερα.

• Αποδοτικότερη λήψη αποφάσεων – Συντονισμός Υπηρεσιών : Άνθρωποι σε τελείως διαφορετικές τοποθεσίες, έχουν τη δυνατότητα να εξετάζουν το ίδιο έγγραφο/πληροφορία, την ίδια στιγμή επιτρέποντας την ταχύτερη λήψη αποφάσεων και τον καλύτερο συντονισμό των υπηρεσιών.

• Διαφάνεια διαδικασιών: Κάθε ενέργεια των στελεχών της δημόσιας διοίκησης αποτυπώνεται στο σύστημα και καταγράφεται στο ιστορικό με πλήρη στοιχεία χρονοσήμανσης.

• Λιγότερα λάθη ανθρώπινου παράγοντα: Η αναζήτηση, στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, επιτρέπει στους χρήστες να αναζητούν συγκεκριμένες πληροφορίες σε όλο το αρχείο των ηλεκτρονικών εγγράφων του φορέα σε μερικά δευτερόλεπτα, από το σταθμό εργασίας τους.

• Παρακολούθηση ροών εργασίας: Σε περιπτώσεις διαδικασιών με προκαθορισμένα βήματα υπάρχει δυνατότητα παρακολούθησης της ροής ενός εγγράφου, προσθήκη επιπλέον εγγράφων στην ίδια ροή, αναθέσεις σε συγκεκριμένους υπαλλήλους και παρακολούθησης του ιστορικού σε κάθε βήμα

• Μεγαλύτερη πρόσβαση σε συγκεκριμένες πληροφορίες: Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν πληροφορίες σχετικές με το έγγραφο γρήγορα, μιας και η πληροφορία αυτή είναι συσχετισμένη με το έγγραφο.

• Προστασία και ασφάλεια εγγράφων: Τα ηλεκτρονικά αρχεία διατηρούνται στην κυβερνητική υποδομή g-cloud, σύμφωνα με τους στρατηγικούς στόχους του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Απαλλασσόμαστε από την ανάγκη προμήθειας της απαιτούμενης υποδομής και διασφάλισης ανθρωπίνων πόρων για την τεχνική υποστήριξη της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος, δεν υπάρχει κόστος αρχικής προμήθειας εξοπλισμού (hardware), δεν υπάρχουν κόστη λειτουργίας (φύλαξη, ρεύμα, ενοίκια),δεν υπάρχουν κόστη επέκτασης ή αντικατάστασης hardware, δεν διατηρούμε απαιτητικές και κοστοβόρες διαδικασίες backup, με ταυτόχρονο ενισχυμένο το επίπεδο ασφάλειας

• Προστασία προσωπικών δεδομένων: Οι ρόλοι και τα δικαιώματα που αποδίδονται στους υπαλλήλους, καθορίζουν την πρόσβαση στα έγγραφα που έχει το κάθε στέλεχος του Δήμου, εξασφαλίζοντας την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

• Ευχρηστία συστήματος: η ευχρηστία του συγκεκριμένου συστήματος και η φιλικότητά του, χωρίς τη χρήση πολύπλοκων και πολυεπίπεδων μενού πλοήγησης βοήθησε στην άμεση εξοικείωση των χρηστών, ελαχιστοποιώντας τον χρόνο εκμάθησης, καθιστώντας το άμεσα παραγωγικό.

• Φιλικότητα στο περιβάλλον: Η μείωση των εκτυπώσεων εξαιτίας της φιλοσοφίας της ΙΡΙΔΑΣ, συμβάλλει στην προστασία του περιβάλλοντος, μιας και πλέον οι εκτυπώσεις έχουν μειωθεί στο 10%.